Asiakasrekisterin tietosuojaseloste

asiakasrekisteri – tietosuojaseloste

REkisterinpitäjä:

Lakeuden Etappi Oy
Y-tunnus: 1087873-0
Laskunmäentie 15, 60760 Pojanluoma (Ilmajoki)
Puhelin: (06) 421 4900 (vaihde)
Sähköposti: asiakaspalvelu(at)etappi.com
Tietosuojavastaava: Anna Mäntylä
anna.mantyla(at)etappi.com, 040 5827 983

rekisterin tietosisältö

Asiakasrekisteri sisältää alla lueteltuja henkilötietoja. Huomioitavaa on että tietosisältö vaihtelee asiakkaittain riippuen asiakkaan palveluista, jne.Nimi, Osoite, Sähköpostiosoite, Puhelinnumero, Henkilöturvatunnus, Asiakasnumero, Kiinteistötunnus, Asiakkuuteen liittyvät lisätiedot (esim. ajo-ohjeet kuljettajille), Palvelut (ekomaksu, jäteastiat, kaivot), Jäteastian sijaintitiedot (koordinaatit), Palveluiden rytmit (tyhjennysten tiheys), Tehdyt tyhjennykset, Laskutiedot (laskunumerot, laskun tilatieto, suoritukset, laskujen summat, maksupäivät, suorituksen alkuperä) Asiakkaiden yhteydenotot (sisältäen reklamaatiot), Kuljettajien kommentit ja poikkeamailmoitukset (voivat sisältää myös valokuvia ja rekisterinumeroita), Laskutettavat jäteasemaasioinnit (voivat sisältää viitetietoina henkilöiden nimiä, rekisterinumeroita), Laskutettavat lavapalvelut, Tapahtuma- ja laskuhistoria, Huoneistojen määrä (taloyhtiöt), Isännöitsijä (taloyhtiöt), raportointitiedot.

Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Henkilötietoja Lakeuden Etapissa käsitellään lakisääteisten jätehuoltopalveluiden tuottamiseksi, markkinaehtoisten jätehuoltopalveluiden tuottamiseksi, asiakaspalvelun toteuttamiseksi, toiminnan raportoimiseksi ja laskutuksen tekemiseksi.

Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen Lakeuden jätelautakunnan kanssa lakisääteisten jätehuoltopalveluiden tuottamisesta, jätelakiin, kirjanpitolakiin tai sopimukseen Lakeuden Etapin ja asiakkaan välillä.

rekisterinpitäjän tai 3. osapuolen oikeutetut edut

Henkilötietojen käsittelyä asiakasrekisterissä ei tehdä rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen perusteella.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottoryhmät

Tietoja rekisteristä ei luovuteta sivullisille. Ainoastaan viranomaisilla on tiedonsaantioikeus Suomen lain puitteissa.

henkilötietojen siirto EU:n ulkopuolelle tai kansainvälisille organisaatioille

Tietoja rekisteristä ei siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille.

henkilötietojen säilytysaika

Asiakasrekisterissä henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen käsittelyn tarkoituksenmukaisen tehtävän toteuttamiseksi ja niin kauan kuin lainsäädäntö edellyttää tietoja säilyttämään. Asiakasrekisterin henkilötietoja säilytetään asiakkuuden voimassaoloajan sekä kirjanpitolain vaatimusten mukaisesti 6 vuotta sopimuksen päättymisen jälkeen.

pääsy henkilötietoihin

Pääsy asiakastietoihin on toteutettu OmaEtappi.com -nettipalvelun kautta, jossa asiakas voi tarkistaa omat tietonsa ja voimassa olevat palvelunsa koska tahansa. Rekisterissä olevia henkilötietojaan voi tiedustella myös Lakeuden Etapin tai Lakeuden jätelautakunnan asiakaspalvelusta puhelimitse, sähköpostitse tai paikan päällä käymällä. Tietoja voi pyytää myös käyttämällä siihen tarkoitukseen olevaa lomaketta.

suostumuksen peruuttaminen

Asiakasrekisterin tietojen kerääminen ei perustu asiakkaalta pyydettyyn suostumukseen vaan lainsäädäntöön tai asiakkaan kanssa solmittuun sopimukseen (tuotteen tai palvelun ostaminen).

valvontaviranomainen ja yhteystiedot

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä henkilötietojensa epäasiallisesta tai lainvastaisesta käsittelystä valitus valvontaviranomaiselle. Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

henkilötietojen antamisen lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus

Jotta Lakeuden Etappi voi tuottaa lakisääteisiä jätepalveluja asiakkailleen, tarvitaan asiakasrekisteriin tallennettavat tiedot. Tietoja ei käytetä mihinkään muuhun tarkoitukseen.

Tietojen antamatta jättämisen seuraukset

Jätehuoltopalveluiden tuottaminen ei ole mahdollista jos tarvittavia tietoja ei saada.

automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Asiakasrekisterin tietoihin ei kohdisteta automatisoitua päätöksentekoa eikä profilointia.

henkilötietojen jatkokäsittely

Jos rekisterinpitäjä aikoo käsitellä henkilötietoja edelleen muuhun tarkoitukseen kuin siihen, johon henkilötiedot kerättiin, rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle ennen kyseistä jatkokäsittelyä tästä muusta tarkoituksesta ja annettava kaikki asiaankuuluvat lisätiedot. Ilman ilmoitusta tietoja ei käytetä mihinkään muuhun tarkoitukseen.

Henkilötietojen keräämisen lähteet:

Tiedot saadaan pääosin rekisteröidyltä itseltään ja niitä syntyy tuotettaessa lakisääteistä jätehuoltopalvelua.

Henkilötiedot joita saadaan muualta kuin rekisteröidyltä: Tarpeelliset kiinteistöön liittyvät tiedot, sekä kiinteistön haltijaan liittyvät tiedot niiltä osin kun niitä ei saada rekisteröidyltä.

Mistä tiedot saadaan: Lakeuden jätelautakunnalta, Lakeuden Etapin jäsenkunnilta, viranomaisilta ja viranomaisohjelmista kuten VTJ ja KTJ.

Tietojen käyttäminen muihin tarkoituksiin: Tietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin kuin lakisääteisten jätehuoltopalveluiden tuottamiseksi, markkinaehtoisten jätehuoltopalveluiden tuottamiseksi, asiakaspalvelun toteuttamiseksi, toiminnan raportoimiseksi ja laskutuksen tekemiseksi.

rekisteröidyn oikeudet ja niiden käyttäminen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä sekä oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa tämän vaikuttamatta ennen sen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen, jos käsittely perustuu suostumukseen. Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli epäilee henkilötietojaan käytettävän epäasianmukaisesti tai lainvastaisesti.

Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan olemalla yhteydessä Lakeuden Etapin tai Lakeuden jätelautakunnan asiakaspalveluun, OmaEtappi.com -nettipalvelun kautta, sekä hyödyntämällä henkilötietopyyntö lomaketta.

rekisteröidylle aiheutuvat riskit

Rekisterinpitäjä on kartoittanut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät riskit, eikä niiden käsittelystä ole havaittu aiheutuvan sellaista riskiä rekisteröidylle joka estäisi tietojen käytön.

Rekisterin suojauksen periaatteet manuaalisen aineiston osalta

Paperinen rekisteri: Säilytys tarkoituksenmukaisesti suojatussa ympäristössä yhtiön tietoturvapolitiikkaa ja tietosuoja-ohjeistusta noudattaen. Henkilökunta on koulutettu asianmukaisesti ja huolehdittu henkilötietojen käsittelijöiden salassapitositoumuksista.

rekisterin suojauksen periaatteet automaatisen tietojenkäsittelyn osalta

Sähköinen rekisteri: Tiedot suojataan yhtiön tietoturvapolitiikkaa ja tietosuoja-ohjeistusta noudattaen. Henkilökunta on koulutettu asianmukaisesti ja huolehdittu henkilötietojen käsittelijöiden salassapitositoumuksista. Tietoteknisissä ratkaisuissa käytetään ajanmukaista ja ajantasaista virustorjuntaa, palomuuria ja https-salausta sekä muita asianmukaisia suojaustoimia. Pilvipalvelut on hankittu luotettavilta palveluntarjoajilta. Tietoturvan toteutumista valvotaan säännönmukaisesti. Käyttöoikeuksia hallinnoidaan tarkoituksen mukaisesti suojatussa ympäristössä siten että vain asianosaisilla on pääsy tietoihin.

 

Päivitetty 05/2018.